De 10 dias para 2 horas: BI financeiro para rede de clínicas
Resultado principal
Fechamento mensal de 10 dias → 2 horas
Stack utilizado
Contexto
Uma rede de clínicas médicas com 4 unidades em Fortaleza-CE e faturamento anual de aproximadamente R$ 18M enfrentava um problema crônico: o fechamento financeiro mensal levava entre 8 e 12 dias para ser concluído.
O time financeiro de 3 pessoas passava a maior parte desse tempo coletando dados manualmente do sistema de gestão clínica, do sistema de planos de saúde (TISS), de planilhas de controle de custos e do sistema bancário — e tentando fazer tudo bater.
O problema
Entrevistando a equipe durante o diagnóstico, mapeamos os principais gargalos:
- 4 fontes de dados sem integração: sistema de gestão (MV Hospitalar), banco (extratos CSV), planos de saúde (XMLs TISS) e controles manuais em Excel
- Sem histórico estruturado: cada mês era feito do zero, sem base para comparação automática
- Erros frequentes: discrepâncias entre o que os planos pagavam e o que estava faturado eram descobertas tardiamente
- Retrabalho: a diretoria pedia ajustes e análises adicionais que reiniciavam parte do processo
O custo estimado desse processo: ~R$ 45.000/ano em horas de trabalho da equipe financeira, fora o custo de decisões tomadas com informações atrasadas.
A solução
Após o diagnóstico, propusemos e implementamos:
1. Pipeline de ingestão automatizado
- Integração com a API do MV Hospitalar para extração diária de receitas e procedimentos
- Parser automatizado de XMLs TISS para validação de pagamentos de planos
- Importação automática de extratos bancários via OFX
- Controles de Excel migrados para formulários web simples
2. Data Warehouse no PostgreSQL (Google Cloud SQL)
- Modelo dimensional com tabelas de fato para receitas, pagamentos e custos
- Histórico preservado desde 2022 (importação retroativa dos dados disponíveis)
- Reconciliação automática entre faturamento e recebimentos de planos
3. Dashboards no Power BI
- Dashboard executivo: DRE simplificado em tempo real, margem por unidade, inadimplência de planos
- Dashboard operacional financeiro: receitas por especialidade, status de pagamentos por plano, fluxo de caixa
- Dashboard de produtividade médica: procedimentos por especialista, ticket médio, taxa de retorno
4. Alertas automáticos
- Notificação quando pagamento de plano está em atraso (>30 dias)
- Alerta de variação de receita superior a 15% vs. média dos últimos 3 meses
Resultado
| Indicador | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Tempo de fechamento mensal | 8–12 dias | 1,5–2 horas |
| Tempo para responder pergunta ad-hoc | 1–3 dias | Minutos |
| Discrepâncias de planos identificadas | 1–2 semanas após fechamento | Em tempo real |
| Horas mensais da equipe financeira em consolidação | ~120h | ~8h |
O projeto foi entregue em 28 dias. O payback calculado foi de 14 meses — mas a diretoria identificou R$ 280.000 em pagamentos de planos de saúde contestáveis já no primeiro mês de operação do sistema, o que acelerou dramaticamente o retorno.
Depoimento
"A gente tinha medo que um sistema assim fosse complexo demais para o nosso time. Foi exatamente o oposto — em 2 semanas todo mundo estava usando. Hoje eu fecho o mês em um dia e ainda sobra tempo para analisar os números de verdade."
— Gerente financeiro, identidade preservada
Este projeto faz parte do portfólio Data85. Dados financeiros e identificação do cliente foram anonimizados por cláusula de confidencialidade.
Quer resultados assim?
Comece com um diagnóstico gratuito
Em 7 dias mapeamos seus dados e entregamos um plano de ação com ROI estimado — sem compromisso.
Solicitar diagnóstico gratuito